Die ISO 19650 regelt, wie Projektteams Dokumentation über eine gemeinsame Datenumgebung (CDE) austauschen. Eines ihrer praktischsten Elemente ist der Status-Lebenszyklus eines Dokuments — vier Phasen, die festlegen, wer eine Datei sehen darf und was damit geschehen kann. In den meisten Umsetzungen sehen sie so aus: In Bearbeitung, Freigegeben, Veröffentlicht, Archiviert.
In Bearbeitung (WIP)
Ein Dokument im Status „In Bearbeitung” ist ein Entwurf. Nur das Team, das ihn erstellt, kann ihn sehen — der Rest des Projekts hat keinen Zugriff. Das ist beabsichtigt: eine Zeichnung oder Leistungsbeschreibung in einem frühen Stadium kann Fehler, unfertige Abschnitte oder Varianten enthalten, die später verworfen werden. Solange ein Dokument „In Bearbeitung” ist, kann die verantwortliche Person es frei überarbeiten oder sogar löschen — niemand sonst verlässt sich bereits darauf.
Freigegeben
Sobald ein Entwurf mit anderen Fachbereichen abgestimmt werden soll, wechselt er in den Status „Freigegeben”. Ab diesem Zeitpunkt sieht ihn das gesamte Projektteam — Architekt, Statiker, Bauunternehmer. Das ist eine Abstimmungsphase, keine endgültige Ausgabe: Ein Architekt kann einen Grundriss freigeben, damit der Statiker seine Anmerkungen einträgt, bevor jemand danach baut. Ein freigegebenes Dokument lässt sich weiterhin durch eine neue Revision ersetzen, ohne dass eine formelle Ausgabe protokolliert wird.
Veröffentlicht
„Veröffentlicht” ist die formelle Ausgabe eines Dokuments durch das federführende Unternehmen im Projekt — der Zeitpunkt, ab dem es zur Grundlage weiterer Arbeiten wird, etwa für die Bauausführung. Es ist zugleich ein Punkt ohne Rückweg: Ein veröffentlichtes Dokument kann nicht gelöscht werden. Muss etwas korrigiert werden, entsteht eine neue Revision, die die vorherige ersetzt — die vorherige Version bleibt jedoch erhalten, als Nachweis dessen, was wann herausgegeben wurde.
Archiviert
Wenn eine neue Revision ein veröffentlichtes Dokument ersetzt, verschwindet die alte Version nicht — sie wandert ins Archiv. „Archiviert” bedeutet Nur-Lese-Zugriff: Niemand arbeitet mehr an dieser Datei, aber das gesamte Projektteam kann jederzeit nachsehen, welche Version zu welchem Zeitpunkt gültig war. Das hat praktische Bedeutung, nicht nur organisatorische — bei einem Streit darüber, was wann vereinbart wurde, ist das Archiv der Beleg.
Warum das funktioniert
Die Stärke dieses Modells liegt nicht in den Statusnamen selbst, sondern darin, dass jeder von ihnen zwei konkrete Fragen beantwortet: Wer sieht das Dokument, und was kann damit gemacht werden? Ohne diese Unterscheidung fallen Teams in alte Gewohnheiten zurück — Dateien „zur Information” per E-Mail versenden, Versionen auf dem Netzlaufwerk überschreiben und raten, ob eine Datei namens „endgueltig” tatsächlich endgültig ist. In DocuBIM sind diese vier Status fest in den Umgang mit einem Dokument eingebaut: Eine veröffentlichte Datei lässt sich nicht löschen, und jede Statusänderung wird in der Historie festgehalten.